목표를 이뤄내는 기술, TO DO LIST
데이먼자하리어즈 지음, 허형은 옮김
우리는 항상 여러가지 일을 진행하고있다. 그 일은 개인적인 것일 수도있고, 업무적인 것일 수도있다.
그런 일들이 하나, 둘.. 적어도 한자리 숫자일 때는 별다른 기술이나 노하우가 없어도 밀린 일들을 잊어버리지 않고 계획을 세워 차례차례 처리해 나갈 수 있다.
하지만, 항상 내가 처리할 수 있는 수준의 일만 생기는 것은 아니다. A 일을 처리하고 있는데 B 일이 급하다며 먼저 해달라고 하는일도 있고, 그런식으로 하나 둘 과업무가 생기기 시작하면 어느새 나에게 밀린 업무들이 산더미처럼 생겨있다.
(심지어 그 일들이 다 무엇인지 생각도 나지않는다.)
그럴때 나는 To Do List를 작성해보곤 한다.
"좋아, 내가 해야할 일들을 나열해 놓고 하나씩 처리하자구!"
라는 생각을 가지고 말이다. 하지만 많은경우 이 목표달성에 실패한다.
나는 To Do List에 대해서 체계적인 무언가가 있을 것이라고 생각해 본적이없다.
"그냥 할일 나열해놓으면 그게 To Do List 아닌가?"
밀리의 서재에서 이 책을 읽고 그 생각이 달라졌다.
이 책의 마지막 단원에는 저자가 생각하는 최고의 To Do List 또한 소개한다. 하지만 최고의 To Do List는 사람마다 다른법이다.
그래서 저자는 자신이 소개하는 To Do List를 사용해보고, 자신에게 맞지 않는 부분은 수정해 가면서 자신만의 To Do List 관리법을 찾기를 원한다.
혹시 나와 같은 실패경험이 있다면 이 책을 꼭 한번 읽어보길 바란다.
특히 '4장 대표적인 To Do List 10가지', '5장 궁극의 To Do List 작성법'은 꼼꼼하게 읽어보자.
이 부분은 내가 기억하기 위해 요약정리 한 부분이다. 나만을 위해 메모한 것이라 이해가 되지 않을 수 있다.
대표적으로 많이 알려진 To Do List 사용법.
1. 단 하나의 종합 리스트
단 하나의 리스트에 모든 일을 토해내는 것이다. 우리가 가장 많이 접하는 리스트이며, 가장 실패하기 좋은 리스트다.
2. 과제+시작일+마감일 리스트
1번의 종합 리스트와 동일하지만, 각 일에 '시작일'과 '마감일'을 '필수'로 지정하는 리스트다.
이 방법도 실패하기 좋은 방법이지만, 그래도 1번보다는 낫다.
3. 한 쌍의 To Do List: 마스터 + 데일리
1번의 종합 리스트를 만들고, 매일 아침(혹은 매일 밤) 종합 리스트에서 오늘 할일을 뽑아 데일리 리스트를 만드는 방법이다.
4. 3+2 전략
3번의 한 쌍의 리스트와 동일하지만, 데일리 리스트를 만들때 한가지 룰을 만드는 것이다.
3개의 큰 일(30분 초과) + 2개의 작은 일(30분 이하)
여기서 새로운 강점은 To Do List를 만들때 얼마나 걸릴지 생각해야 한다는 것이다.
(얼마나 걸릴지 생각한다는 것은 일의 맥락을 미리 생각해 둔다는 것!)
5. 1-3-5 규칙
3+2 전략과 동일하지만 데일리 리스트 룰이 다르다.
큰 과제 1개 + 중간 과제 3개 + 작은 과제 5개
6. 프로젝트 중심 To Do List
내가 관여하고 있는 큰 일(프로젝트) 별로 리스트를 만드는 것이다.
예를 들면, 집안일 리스트, A회사 프로젝트 리스트, B회사 프로젝트 리스트
7. 3MIT
하루에 3가지 가장 중요한 일(Most Important Task)를 정하여 그 일은 무조건 완료하는 방법이다.
선정한 3가지 MIT는 무조건 완료해야 하기때문에, 어떤 일이냐에 따라 빨리 끝날수도 있고 늦게 끝날수도 있다.
하지만 중요한 3가지 일에 대해서 집중할 수 있기 때문에, 많이 사용되는 방법이다.
여기서 중요한건 '3가지'라는 최대치가 존재한다는 것.
8. 칸반 시스템
도요타 자동차가 개발한 방법으로, 간판(코르크 메모판, 화이트 보드 등)에 할 일들을 붙이고 진행상황에 따라 이동시키는 방법이다.
해야할일과 진행중인 일을 시각적으로 바로 볼 수 있기때문에 매우 유용하다.
나도 이전에는 이 방법을 사용했다.
9. 행렬 시스템
베스트셀러 '성공하는 사람들의 7가지 습관'을 쓴 스티븐 코비에 의해 유명해진 방법이다.
중요하고 급한 일, 중요하지만 안 급한 일, 안 중요하지만 급한 일, 안 중요하고 안 급한일
위 처럼 네가지의 기준을 세우고 일을 분류해 두고 처리하는 방법이다.
물론 꼭 위의 네가지가 아니라 다른 기준을 세워도 된다.
오늘 할일, 다음에 할일, 다음사람에게 위임할일, 미루거나 안해도 되는 일 처럼 말이다.
10. 무조건 해치우기(GTD)
GTD 방식은 머리속에 있는 일들을 리스트에 적으면서 정리하는 방식이다.
다만, 리스트를 정리하면서 부터 할일이 정리가 되기 때문에 매우 유용하다.
이 과정을 거치면서 각각의 일들은 맥락(개요)과 중요도를 가지게 된다.
나만의 To Do List를 만들때 가장 많이 활용되는 부분이기 때문에 GTD 방식은 꼭 읽어보길 바란다.
다음으로 요약하는 내용은 이 책을 읽고 내가 사용하고자 하는 To Do List의 Rule이다.
나는 항상 노트북이나 태블릿을 가지고다니기 때문에 온라인으로 사용한다.
(ToDoist나 Trello를 추천한다. 개인적으로 사용할때는 무료버전으로 충분하다)
1. 대분류는 '마스터 리스트', '오늘 할일', '완료', '주기적으로 할일'로 나눈다.
2. 매일 저녁 '마스터 리스트'에서 '오늘 할일'로 할일 일부를 이동한다.
3. 모든 할일에는 '마감일자'를 기록해야 한다. (왜 이러한 마감일자를 가지게 되었는지도 함께 적자)
4. 모든 할일에는 '맥락(개요)'을 기록해야 한다. (전화를 해야하면 누구에게 해야하는지, 어디에서 무엇을 어떻게 해야하는지)
5. 모든 할일에는 '소요시간'을 적어야 한다. (될 수 있으면 30분 단위로 표시하자) 이것은 필수다.
6. 커다란 프로젝트를 하나의 할일로 만들지 않는다. (며칠 혹은 몇달씩 걸리는 할일을 만들지 마라. 잘게 쪼개야 한다.)
7. '오늘 할일'의 갯수는 최대 7개로 제한한다.
- 이를 위해서 15분이하로 걸리는 작은 일은 하나의 업무로 묶어서 관리한다. (침대 정돈하기 같은 것)
8. 할일을 프로젝트, 유형, 장소별로 나눈다.
- 나는 개인업무, 회사업무, 자기개발로 분류한다.
9. 위시리스트는 To Do List에 올리지 않는다. (돈 많이벌기, 내년까지 이사가기 같은 애매한건 올리지마라.)
10. 주간 검토를 필수로 실시해라.
- 모든 리스트에 대해서 마감일을 확인하여 긴급한 일들을 분류해라. 그래야 다음주에 처리하지.
- 모든 리스트에 개요가 잘못되거나 너무 대충 쓴건 없는지 확인하고 내용을 추가해 줘라.
- 더이상 필요없어 지거나, 중요하지 않은 일이 있다면 없애라.
- 대략 3~40분은 걸리는 작업이다. 일주일에 이정도 시간은 할애하자.
꾸준히 To Do List를 사용하기 위해선 항상 주의할 사항이 있다.
1. To Do List는 일에 집중하기 위해서 만드는거지 To Do List가 일이 되어서는 안된다.
2. To Do List를 볼때마다 일에 짓눌리는 기분이 든다면 뭔가 잘못된 것이다. 룰을 다르게 바꿔보자.
3. 목표 리스트를 별도로 하나 만들자.
- 좀 더 장기적인 목표 말이다. "2022년까지 월급 외 월수입 100만원 만들기" 같은 것.
- 주간검토를 하면서 진행상황을 업데이트 하는것도 좋다.
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